Secrétariat externalisé et permanence téléphonique : quelles différences ?

Toutes les entreprises ont besoin d’un service de secrétariat. Qu’il soit interne ou externalisé, ce service est indispensable pour réaliser certaines actions qui permettent d’offrir une organisation administrative efficace à l’entreprise.

La prise de rendez-vous, la réception des appels entrants et le traitement des dossiers administratifs par le secrétariat permettent aux autres départements de se concentrer sur leur cœur de métier et d’augmenter leur productivité. Il est toujours possible d’externaliser ce service, quel que soit le secteur d’activité, le nombre d’employés ou la profession.

Mais quelle est la différence entre un secrétariat externalisé et une permanence téléphonique ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

En quoi consiste la permanence téléphonique ?

La permanence téléphonique est un service qui consiste à externaliser la gestion du secrétariat à un prestataire spécialisé dans ce domaine. Cette prestation a pour but d’optimiser la réception des appels entrants et de renseigner au mieux les interlocuteurs. Elle permet également de gérer l’agenda professionnel de l’entreprise comme les prises de rendez-vous ou encore l’organisation d’événements ou de réunions. Par conséquent, les entreprises sont joignables toute la journée et les appels sont traités conformément aux instructions spécifiques fournies.

Toutes les entreprises sont concernées par la permanence téléphonique, que ce soient les PME, les grandes entreprises, les artisans, la profession médicale et la profession libérale. En effet, compte tenu de la qualité du service rendu, chaque professionnel du travail a besoin de cette stratégie de communication. Cet accueil téléphonique toujours disponible permet d’être réactif aux besoins des différents clients et de transférer les messages selon leur importance. Le standardiste devra ainsi recueillir toutes les demandes et tous les besoins des interlocuteurs pour ensuite effectuer un compte rendu à l’entreprise cliente.

Le secrétariat externalisé : un moyen d’optimiser votre productivité

Le service de secrétariat fait partie intégrante de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’un secrétariat téléphonique ou d’un secrétariat à distance, il est le premier point de contact avec votre interlocuteur. Il assure un service de qualité tout en accomplissant la gestion administrative. À l’instar de vos salariés en interne, les télésecrétaires sauront transmettre les valeurs de votre entreprise à vos clients.

Un secrétariat externalisé est un service plus complet qu’une permanence téléphonique. C’est un métier qui consiste à confier une partie ou la totalité de ses tâches à une entreprise tierce. Il convient aux professionnels qui ont besoin d’une secrétaire flexible et disponible. Ce service assure le transfert d’appels dans les services dédiés et de la gestion d’agenda.

En plus d’assurer la permanence téléphonique, celui-ci peut également prendre des rendez-vous, relancer des clients, envoyer des factures, catégoriser des dossiers, et même rédiger des comptes rendus. Cela vous permet de travailler sereinement sans interruption, tout en ayant une réactivité absolue. Cette prise en charge rapide et efficace permet de gagner en productivité et vous offre la flexibilité dans votre métier. Concrètement, vous pouvez utiliser ce service pour déléguer des tâches spécifiques afin d’éviter une surcharge de travail.

Entreprise spécialisée dans le secrétariat externalisé, contactez-nous

Rel’Com est une entreprise spécialisée dans le secrétariat téléphonique externalisé. Véritable professionnel de la relation client et de l’accueil téléphonique, nous connaissons tous les rouages de ce métier qui vous facilitera la vie de bien des manières. Nous proposons des prestations adaptées à tous les contextes professionnels.

Avec Rel’Com, vous avez l’assurance de confier votre secrétariat téléphonique à une équipe experte qui saura assurer un suivi rigoureux pour ne perdre aucun contact client. Vous avez la certitude de bénéficier d’une prestation efficace et adaptée à chaque contexte professionnel.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

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